Plan een kennismaking

Juridisch

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 2 november 2026

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring geldt voor de website motiva-bst.be en voor de persoonsgegevens die Motiva-BST verwerkt in het kader van haar dienstverlening. Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en verwerken ze volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De verwerkingsverantwoordelijke is: MOTIVA-BST CommV, Ruiten 21, 2300 Turnhout, België. Ondernemings- en btw-nummer: BE 1025.214.477. E-mail: dirkdeschutter@motiva-bst.be. Telefoon: +32 (0) 472 27 18 21.

2. Welke gegevens verwerken wij, waarom en op welke grond?

a) Wanneer u contact met ons opneemt

Via het contactformulier vragen wij uw naam, uw e-mailadres, een onderwerp en uw bericht, en eventueel uw bedrijf en telefoonnummer. Mailt of belt u ons rechtstreeks, dan verwerken wij de gegevens die u ons zelf meedeelt. Wij gebruiken die gegevens om uw vraag te beantwoorden en, als u dat wenst, een voorstel of offerte op te maken.

Rechtsgrond: het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een eventuele overeenkomst, en ons gerechtvaardigd belang om vragen van (potentiële) klanten te beantwoorden. Uw bericht wordt per e-mail aan ons bezorgd.

b) Wanneer u klant of deelnemer bent

Voor adviesopdrachten, opleidingen en andere diensten verwerken wij uw naam, functie, bedrijfsgegevens, contactgegevens, facturatiegegevens (zoals uw btw-nummer) en de informatie die nodig is om de opdracht uit te voeren. Wij gebruiken die gegevens om de overeenkomst uit te voeren, de samenwerking te plannen en op te volgen, en te factureren.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst, en voor de boekhouding en facturatie onze wettelijke verplichtingen.

c) Wanneer u online een webinar of opleiding koopt

Bestelt u een webinar, opleiding of ander product via onze online bestelpagina, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres, (bedrijfs)adres, eventueel uw bedrijfsnaam en btw-nummer, en de gegevens van uw bestelling. Wij gebruiken die om uw bestelling af te handelen, u toegang te geven en te factureren. De bestelpagina en de facturatie lopen via Plug&Pay. De betaling zelf verloopt via de betaaldienst Mollie: wij ontvangen geen volledige bank- of kaartgegevens.

Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst en onze wettelijke verplichtingen voor boekhouding en facturatie.

d) Wanneer u deelneemt aan onze online leeromgeving

Voor online opleidingen en webinars gebruiken wij de leeromgeving Huddle. Daarvoor verwerken wij uw naam, e-mailadres, uw voortgang in de opleiding en wat u zelf in de leeromgeving deelt, zoals berichten of reacties. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst.

e) Opname van online gesprekken

Online gesprekken, bijvoorbeeld een kennismaking of een coachingsessie, kunnen wij opnemen en automatisch laten uitschrijven met de tool Leexi, zodat wij afspraken correct kunnen opvolgen. Wij doen dat enkel nadat wij u dat vooraf gemeld hebben en u ermee akkoord gaat. U kunt een opname altijd weigeren, ook tijdens het gesprek. Rechtsgrond: uw toestemming.

f) Zakelijke contacten en LinkedIn

Wanneer wij u als zakelijke relatie informeren over gelijkaardige diensten of activiteiten van Motiva-BST, doen wij dat op basis van ons gerechtvaardigd belang of uw toestemming. U kunt zich daar op elk moment kosteloos tegen verzetten, bijvoorbeeld door ons te mailen.

Wij leggen en onderhouden ook zakelijke contacten via LinkedIn. Daarbij gebruiken wij enkel de professionele gegevens die u zelf op uw profiel deelt of in uw berichten aan ons meedeelt, op basis van ons gerechtvaardigd belang om professionele relaties op te bouwen. LinkedIn is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens op zijn platform; daarvoor verwijzen wij naar het privacybeleid van LinkedIn.

g) Wanneer u onze website bezoekt

Bij elk websitebezoek worden technische gegevens zoals uw IP-adres, browsertype, het tijdstip van bezoek en de opgevraagde pagina verwerkt. Onze hostingprovider (Easyhost) kan die gegevens tijdelijk in serverlogs bijhouden om de website veilig en goed te laten werken. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website.

Wij gebruiken op deze website geen statistiek- of marketingtools en maken geen profielen van bezoekers.

h) Wanneer u de Sales Team Scan invult

Vult u de gratis online Sales Team Scan in, dan vragen wij uw voornaam en e-mailadres. Uw antwoorden, uw score en die gegevens worden per e-mail aan ons bezorgd. Wij gebruiken ze om u uw resultaat te tonen en u, als dat relevant is, persoonlijk op te volgen. U ontvangt geen nieuwsbrief.

Rechtsgrond: uw toestemming, die u geeft door de scan in te vullen en uw e-mailadres achter te laten. U kunt die toestemming op elk moment intrekken.

i) Wanneer u online een afspraak boekt

Boekt u een kennismaking via onze online agenda, dan verwerken wij uw naam, uw e-mailadres en het gekozen moment. De boeking loopt via Microsoft Bookings, een onderdeel van Microsoft 365.

Rechtsgrond: het nemen van maatregelen op uw verzoek voorafgaand aan een eventuele overeenkomst.

3. Cookies

Onze website gebruikt momenteel enkel functionele cookies die nodig zijn voor de werking van de site. Wij plaatsen geen analytische of marketingcookies. Zouden wij dat in de toekomst wel doen, dan enkel na uw toestemming. Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

4. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen ze enkel met partijen die ons helpen bij onze dienstverlening en die uw gegevens uitsluitend in onze opdracht verwerken:

  • Easyhost: hosting van onze website;
  • Microsoft (Microsoft 365): e-mail, online agenda (Bookings) en opslag van bestanden;
  • ActiveCampaign: versturen van e-mails aan wie zich daarvoor aanmeldt;
  • Plug&Pay: online bestelpagina’s en facturatie;
  • Mollie: verwerking van online betalingen;
  • Huddle: online leeromgeving;
  • Leexi: opname en uitschrijving van online gesprekken, enkel met uw akkoord;
  • onze externe boekhouder: boekhouding en fiscale aangiften, op basis van facturatiegegevens.

Daarnaast geven wij gegevens door aan overheidsinstanties wanneer de wet ons daartoe verplicht.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige van onze dienstverleners, zoals Microsoft en ActiveCampaign, kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. In dat geval gebeurt dat enkel met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

  • Vragen via het contactformulier of per e-mail die niet tot een samenwerking leiden: maximaal 2 jaar na het laatste contact.
  • Gegevens van klanten en deelnemers: zolang de samenwerking loopt, en daarna zolang nodig om aan wettelijke verplichtingen te voldoen of eventuele geschillen af te handelen.
  • Opnames en uitschriften van gesprekken: maximaal 12 maanden na het gesprek. U kunt op elk moment vragen om ze eerder te wissen.
  • Facturen en boekhoudkundige stukken: 10 jaar, zoals de Belgische fiscale wetgeving voorschrijft.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, waaronder een beveiligde verbinding (HTTPS) voor de website en met wachtwoord beveiligde accounts.

8. Uw rechten

U hebt het recht om:

  • uw gegevens in te kijken;
  • onjuiste gegevens te laten verbeteren;
  • uw gegevens te laten wissen;
  • de verwerking te laten beperken;
  • uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
  • bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
  • een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur uw verzoek naar dirkdeschutter@motiva-bst.be. Wij antwoorden binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan weten. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos.

9. Klacht

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U hebt ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Overige

Wij nemen geen beslissingen over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten. Onze diensten richten zich op bedrijven en professionals; wij verwerken niet bewust gegevens van kinderen.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten of tools gaan gebruiken. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.